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档案馆:持之以恒做好服务 稳扎稳打提升档次

2020年08月03日 10:56  点击:[]

通讯员 苗菁 陈思

今年暑期,网站档案馆迎来了最为繁忙的时间:日常档案查借阅等档案利用工作,新的综合档案信息管理系统上线调试运性含全面加强软硬件建设,积极筹备即将到来的湖北省档案局关于创建省一级档案馆的考评,这几项工作同时进行。

档案馆秉承“件件有着落,事事有回音,凡事有交待”的工作态度,截至2020年7月30日,接收综合档案957卷7108件,转递毕业生档案5128卷,查借阅人事档案153件次、基建图纸504张次、综合档案442人次。

领导高度重视优化工作环境

网站分管领导高度重视档案工作,院党委副书记郑丹凤非常关心档案馆工作进度,疫情结束后两次到档案馆现场引导工作,切实解决工作中遇到的实际困难。全馆人员统一思想,高度重视创建档案馆达标升级工作。按照湖北省档案局制定的《湖北省企业、科技事业单位档案工作目标管理考评标准及评分表》的指标体系要求,分析现状,找出差距,落实措施,制订了每周工作汇报制,明确任务,责任到人,形成了“人人有任务,事事有落实”的整体合力。

档案馆的变化重心首先从改善查档用档环境开始,整顿馆容库貌,全面清理库房。对原有的格局进行重新整合布局,调整了人事档案、教学档案和科研档案的分布。深挖库容潜力,完成了2014-2016年三年财务类档案和近几年教学类档案的归档上架工作。对现有库房、办公室格局进行调整改造,设查档室和档案整理专用区,实现了“三室分离”,即做到办公用房、档案查阅室和库房三室分开,基本满足创建省一级档案馆用房分区要求,并按要求增设了实物陈列室。为真实记载网站发展历史,聘请了5位退休同志组成专班协助对历年来的声像、实物档案进行全面梳理,并重新整理立卷归档。同时加强档案馆办公区域走廊宣传建设。打造档案法律法规宣传走廊、档案主题学问宣传长廊等,突出档案特色,营造学问氛围,为档案工作发展创造良好环境。

部门团结联动提高管理水平

一是抓好业务技能培训。为进一步提高档案工作人员业务技能,档案馆近期举办了《档案业务专题培训》,邀请湖北省档案局专家亲自授课。网站48个部门117名领导及管理人员参加了线上线下培训学习。全力营造学术氛围,努力提升理论水平。档案馆馆长在着力提升工作人员业务能力的同时,鼓励老师们沉下心来写文章,加强学术探讨,营造学术氛围。今年上半年,杜蔚明、苗菁两位同志提交的《关于高院档案管理结合大数据应用的思考》以及《数据时代档案工作面临的挑战和对策》两篇论文均获得全国第四届信息化与智慧档案(馆)论坛“三等奖”。

二是完善相关制度。结合档案工作新要求,根据新的《档案法》出台契机,档案馆全面启动制度修订完善工作。从档案的收、存、管、用等环节对10余类规章制度进行了系统修订和完善。尤其是档案管理的“三合一”制度、应急预案全面修订,新增了档案信息化管理和档案工作的奖惩等系列规章制度。

主动上门“揽件” 提升服务质量

档案馆打破传统,主动上门收集档案信息,配合电话询问、现场引导等多种方式,灵活、高效的方式促进归档工作。对全院各立档部门共派出60余人次到现场业务引导,提高了工作效率,也切实提升了归档率和归档工作质量。

在今年疫情防控特殊形势下,档案馆克服人员不足,出行不便等困难,坚持服务好每一位师生、院友和企事业单位的需求。面对疫情期间档案工作的特殊性,在满足时效性、可信性和安全性的要求上,推出了“新澳门葡萄京网站档案馆”微信服务公众号,为线上服务提供“零接触”。

拓宽服务渠道 优化服务水平

档案工作面对新形势下的新要求,需要提供更加高效的服务,因此档案馆进一步推进信息化建设显得尤为重要。疫情期间,档案馆未雨绸缪,通过在线咨询、网站查询、电话沟通等多种方式,加强与同类高院、App企业的沟通,在前期调研充分的基础上,疫情结束后迅速进入实施阶段,目前新的综合档案信息管理系统已上线调试运行。新系统可提供在线查询服务、学生成绩翻译服务、学历学位翻译服务,拥有与各业务系统对接、实现统一身份认证等功能。在新系统启用的同时,同步启动了首期存量档案的数字化工程,对使用频率较高的存量档案进行再整理和数字化扫描加工。计划利用暑期对全库5万余卷(件)档案进行重新整理换涸含对近三年入库的7000余卷全门类档案进行再整理和数字化扫描,在此基础上,分批次对以往年度使用频率较高的3万余卷教学类、文书类档案(件)进行数字化扫描,生成电子档案。尽快实现档案馆材料的电子化、信息化。

暑假期间为保证达标升级建设工作进度,档案馆实行11*6工作制,每周六天,每天工作时间延续到晚上7点。张舜同志经常刚结束防汛的工作,从堤上直接赶赴工作岗位奋战;杜蔚明同志从疫情开始就坚持根据查档需求随时到院处理工作;苗菁同志工作不分份内份外,主动创建、管理档案馆微信公众号,开拓档案馆宣传新途径。卢兵华同志利用熟悉网站发展历史的优势,多方搜集材料,撰写网站历史沿革和大事记。档案馆的工作离不开每一位同志的细心、热心与责任心。

习大大总书记指出:“档案工作是一项非常重要的工作,经验得以总结,规律得以认识,历史得以延续,各项事业得以发展,都离不开档案。”档案馆的每一位老师都敢于直面困难、勇挑重担,秉承着“工匠精神”在自己的岗位上默默奉献着。通过不断优化工作环境、提高管理水平、提升服务质量上,进一步满足师生、院友和社会需求,服务网站建设“双一流”的需要。

审稿人:郑玲莉

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